С 1 сентября 2026 года большинство перевозочных и транспортно-экспедиционных документов необходимо оформлять в электронном виде. Изменения затрагивают грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков, экспедиторов — в том числе импортеров и экспортеров, которые поручают АПЕКСТРАНЗИТ организацию доставки.
Новые правила установлены Федеральным законом № 140‑ФЗ. Электронными становятся транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, поручения экспедитору, экспедиторские и складские расписки, а также часть документов железнодорожного и воздушного транспорта.
Для клиента переход на ЭПД — это не просто отказ от бумаги. Необходимо выбрать аккредитованного оператора, подготовить электронные подписи, определить ответственных сотрудников и согласовать с экспедитором роли в документообороте.
ЭПД: что это такое и что изменится с 2026 года
ЭПД — это электронные перевозочные документы, которыми участники перевозки обмениваются через аккредитованных операторов информационных систем.
Документ создается в установленном машиночитаемом формате, подписывается электронной подписью и через оператора передается в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД. Отсканированная бумажная накладная или PDF, отправленный по электронной почте, ЭПД не являются.
Самостоятельно подключаться непосредственно к государственной системе не нужно. Работа ведется через оператора ИС ЭПД. Официальная информация размещена на странице ФНС России «Обязательный транспортный ЭДО», а список аккредитованных операторов опубликован в реестре Минтранса.
С 1 сентября 2026 года электронными становятся:
| Документ | Когда применяется |
|---|---|
| Поручение экспедитору | Клиент заказывает услуги по договору транспортной экспедиции |
| Экспедиторская расписка | Экспедитор принимает груз от грузоотправителя |
| Складская расписка | Экспедитор принимает груз на хранение |
| Электронная транспортная накладная — ЭТрН | Выполняется автомобильная перевозка по РФ по договору перевозки |
| Электронный заказ или заявка | Экспедитор и перевозчик согласуют соответствующую автомобильную перевозку |
| Электронная железнодорожная накладная | Выполняется российская железнодорожная перевозка |
| Электронная грузовая авианакладная | Выполняется российская воздушная перевозка |
Форматы документов собраны в официальном перечне ФНС.
Общий порядок не предусматривает свободного выбора между бумагой и электронным форматом после 1 сентября. Бумажные документы сохраняются только для установленных законом исключений. Подробные разъяснения опубликованы Минтрансом России.
Как работать с ЭПД: подготовка клиента
Выбрать оператора ИС ЭПД
Клиенту необходимо выбрать оператора из реестра Минтранса, заключить с ним договор и получить идентификатор участника электронного документооборота.
Оператор АПЕКСТРАНЗИТ — АО «ПФ “СКБ Контур”».
Клиент может пользоваться услугами другого оператора. В этом случае документы передаются через роуминг, техническую готовность которого лучше проверить до первой перевозки. Каждый участник оплачивает услуги своего оператора самостоятельно.
Подготовить подписи и доверенности
Сотрудникам, подписывающим документы от имени организации, понадобятся электронные подписи и, когда это необходимо, машиночитаемые доверенности — МЧД.
Для большинства действий используется усиленная квалифицированная электронная подпись либо предусмотренная законодательством неквалифицированная подпись, созданная через «Госключ». Для водителей действуют отдельные способы подписания с последующим подтверждением перевозчиком. Требования разъясняет Минтранс.
Передать данные АПЕКСТРАНЗИТ
До первой отправки клиенту нужно сообщить:
- • название оператора ИС ЭПД;
- • идентификатор участника;
- • контакт ответственного сотрудника;
- • сведения о лицах, уполномоченных подписывать документы;
- • информацию о настроенном роуминге.
Также внутри компании нужно определить, кто создает поручение экспедитору, проверяет данные о грузе, подписывает документы со стороны грузополучателя и передает электронные оригиналы в бухгалтерию.
Какие документы потребуются при работе с АПЕКСТРАНЗИТ
В рамках договора транспортной экспедиции клиент и АПЕКСТРАНЗИТ используют поручение экспедитору, экспедиторскую расписку и, при необходимости, складскую расписку. Если после пересечения границы груз перегружается в другое транспортное средство и перевозится по России, дополнительно оформляется ЭТрН. Правила применения экспедиторских документов разъясняет Минтранс.
Поручение экспедитору
Поручение определяет перечень и условия услуг, которые клиент заказывает у АПЕКСТРАНЗИТ. Клиент создает и подписывает свою часть документа, после чего АПЕКСТРАНЗИТ проверяет и принимает поручение.
В документе указываются:
- • сведения о клиенте, отправителе и получателе;
- • наименование и характеристики груза;
- • количество мест, масса, объем и упаковка;
- • адреса и сроки забора и доставки;
- • маршрут и виды транспорта;
- • специальные требования к перевозке;
- • необходимость таможенного оформления;
- • доставка на СВХ, страхование и складские операции;
- • требования к маркировке в системе «Честный знак»;
- • другие заказанные услуги.
Для опасного груза клиент должен предоставить класс опасности, UN-номер, сведения об упаковке и специальных условиях. Подробнее — в статье о правилах перевозки опасных грузов.
Одно поручение может охватывать международную перевозку, таможенное оформление, СВХ, страхование и дальнейшую доставку по России, если все услуги включены в документ.
Новое поручение обычно не требуется только из-за замены автомобиля, перевозчика или варианта маршрута внутри уже заказанной услуги. Оно понадобится, если клиент заказывает новую услугу, которой не было в первоначальном документе.
Подписанное поручение нельзя просто отредактировать: изменения оформляются предусмотренным форматом связанного электронного документа.
Экспедиторская расписка
Экспедиторская расписка подтверждает, что экспедитор принял груз от клиента для исполнения поручения.
АПЕКСТРАНЗИТ работает по договору транспортной экспедиции и принимает груз во владение, поэтому после приемки оформляет электронную экспедиторскую расписку.
Принятие во владение не означает переход права собственности: АПЕКСТРАНЗИТ получает груз для исполнения поручения, но не приобретает право распоряжаться товаром по собственному усмотрению.
Расписка обязательна, когда экспедитор фактически принимает груз. Для бухгалтерского и налогового учета она подтверждает передачу груза экспедитору, но не заменяет договор, акт или другие документы, подтверждающие оказание услуг.
Складская расписка
Складская расписка подтверждает принятие груза на складское хранение. Она требуется, когда хранение является частью заказанной транспортно-экспедиционной услуги, а не при любом кратковременном нахождении груза на терминале.
Экспедиторская расписка и транспортная накладная: в чем разница
Экспедиторская расписка не заменяет транспортную накладную. На это отдельно указал Минтранс России.
| Критерий | Экспедиторская расписка | ЭТрН |
|---|---|---|
| Какие отношения подтверждает | Между клиентом и экспедитором | Между грузоотправителем и перевозчиком |
| Что фиксирует | Передачу груза экспедитору | Заключение и исполнение договора перевозки |
| Кто оформляет | Экспедитор, принявший груз | Участники автомобильной перевозки |
| Может ли заменить второй документ | Нет | Нет |
Иногда встречается выражение «экспедиторская накладная», однако к обязательным экспедиторским документам относятся поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка. Транспортная накладная оформляется в рамках договора перевозки.
Как АПЕКСТРАНЗИТ оформляет перевозку
Типовая последовательность взаимодействия выглядит так:
- Клиент создает и подписывает поручение.
- АПЕКСТРАНЗИТ принимает поручение и груз.
- АПЕКСТРАНЗИТ выдает экспедиторскую расписку.
- АПЕКСТРАНЗИТ привлекает перевозчика и оформляет документы на нужный участок.
- Перевозчик принимает груз и подписывает свой титул ЭТрН.
- Грузополучатель принимает груз и подписывает титул 3.
- Перевозчик завершает документооборот.
Если АПЕКСТРАНЗИТ предварительно принял груз во владение, компания указывается в ЭТрН как грузоотправитель с отметкой «является экспедитором». Эта роль определяется участием в договоре перевозки и не означает переход права собственности на товар.
Титулы ЭТрН: кто их подписывает
ЭТрН состоит из отдельных информационных файлов — титулов. Первые четыре используются в стандартной перевозке, остальные формируются при соответствующем событии.
| Титул | Содержание | Кто оформляет в типовой схеме |
|---|---|---|
| Т1 | Сведения грузоотправителя при погрузке | АПЕКСТРАНЗИТ, если выступает грузоотправителем |
| Т2 | Прием груза перевозчиком | Перевозчик или водитель с последующим подтверждением |
| Т3 | Прием груза грузополучателем | Клиент или другое лицо, указанное грузополучателем |
| Т4 | Выдача груза и завершение перевозки | Перевозчик |
| Т5 и Т6 | Сведения о стоимости | Перевозчик и грузоотправитель при необходимости |
| Т7 | Переадресовка | Участник, инициирующий изменение |
| Т8 | Замена водителя, автомобиля или прицепа | Перевозчик |
Технический состав и порядок обмена описаны в документации Диадока.
Если клиент только получает груз, он не инициирует ЭТрН, но должен подписать Т3. Поэтому доступ к оператору и электронная подпись необходимы и грузополучателю.
ЭПД при международных перевозках
Переход на ЭПД не отменяет документы международного сообщения:
- • CMR — для автомобильной перевозки;
- • AWB — для воздушной перевозки;
- • СМГС — для железнодорожной перевозки;
- • B/L, или коносамент, — для морской перевозки.
CMR не направляется в ГИС ЭПД. Если перевозка продолжается по единому международному договору, используется международный документ. Если после границы, порта, аэропорта или терминала начинается самостоятельная российская перевозка, на нее оформляется российский ЭПД.
Такое разграничение приводит Минтранс. Подробнее CMR рассмотрена в материале АПЕКСТРАНЗИТ о документах международной перевозки.
Примеры комплектов документов
| Схема доставки | Основные документы |
|---|---|
| Китай → граница → таможня → склад клиента, один автомобиль | Поручение + CMR |
| Китай → граница → таможня → другой автомобиль → склад | Поручение + CMR + ЭТрН на российский участок |
| Китай → аэропорт → таможня → автомобиль до склада | Поручение + AWB + ЭТрН |
| Китай → граница по железной дороге → автомобиль до склада | Поручение + СМГС + ЭТрН |
| Шанхай → Владивосток морем → железная дорога → автомобиль | Поручение + коносамент + электронная железнодорожная накладная + ЭТрН |
Функции морского документа разобраны в статье «Коносамент в международной логистике».
Состав документов зависит не только от вида транспорта, но и от границ договоров. Смена автомобиля или перегрузка не всегда означает начало новой перевозки. Для маршрутов с несколькими видами транспорта АПЕКСТРАНЗИТ организует мультимодальные перевозки.
Когда ЭТрН не требуется
ЭТрН оформляется при автомобильной перевозке по договору перевозки.
Если организация перемещает собственный товар на собственном автомобиле для своих нужд и не заключает договор перевозки, транспортная накладная не требуется. При привлечении стороннего перевозчика ЭТрН по общему правилу нужна.
Вес, объем и стоимость груза сами по себе от оформления документа не освобождают. Это подтверждается разъяснениями Минтранса.
Когда разрешен бумажный вариант
Использовать бумажные документы только потому, что не настроен оператор или так привычнее, нельзя.
Для автомобильных документов исключения установлены приказом Минтранса № 262. Он также доступен в справочной системе.
В перечень входят, в частности:
- • отдельные воинские и специальные перевозки;
- • некоторые перевозки с участием иностранных лиц;
- • перевозки личного имущества вне предпринимательской деятельности;
- • отсутствие связи в населенных пунктах из специального перечня;
- • подтвержденные сбои информационной инфраструктуры;
- • совпадение грузоотправителя и грузополучателя;
- • перевозки драгоценных металлов и камней.
Для экспедиторских документов исключения установлены приказом Минтранса № 115, доступным также в справочной системе.
Они охватывают отдельные государственные и оборонные нужды, чрезвычайные ситуации, препятствующий обмену форс-мажор, услуги для физических лиц вне предпринимательства и иностранных клиентов.
Поправки августа 2026 года уточнили: в предусмотренных законом исключительных случаях стороны могут выбрать электронные экспедиторские документы, если это закреплено договором. Эти положения следует применять с учетом Федерального закона № 302‑ФЗ.
Обычный сбой интернета у водителя не означает автоматического перехода на бумагу. Электронный документ можно подготовить заранее, а водитель вправе предъявить его в электронном виде или как бумажную копию.
Перевозки, начатые до 1 сентября
Перевозка, оформленная и начатая на бумаге до 1 сентября, завершается на бумаге. Начатый электронный документооборот завершается электронно.
Если после 1 сентября появляется новая услуга или отдельный российский участок, на него распространяются уже действующие электронные правила.
АПЕКСТРАНЗИТ в реестре экспедиторов
С 1 марта 2026 года право заниматься транспортно-экспедиционной деятельностью связано с включением компании в соответствующий реестр.
ООО «АПЕКСТРАНЗИТ» включено в реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности.
Регистрационный номер: GL-B044-00112-00/00000614.
ИНН: 9729299032.
Работа с зарегистрированным экспедитором и корректный комплект документов помогают подтвердить фактическое оказание услуг. При этом реестр и ЭПД сами по себе не гарантируют признание расходов или вычет НДС: налоговые органы оценивают договор, движение груза, расчеты и другие обстоятельства в совокупности. Такой подход отражен в разъяснениях Минтранса и ФНС.
Чек-лист клиента АПЕКСТРАНЗИТ
До первой перевозки
- • Выбрать оператора ИС ЭПД.
- • Получить идентификатор участника.
- • Настроить электронные подписи и МЧД.
- • Назначить ответственных за поручение и приемку груза.
- • Передать АПЕКСТРАНЗИТ сведения об операторе и сотрудниках.
- • Проверить роуминг и провести тестовый обмен.
- • Определить сотрудника, который будет подписывать Т3.
- • Обновить регламенты логистики, склада и бухгалтерии.
Перед отправкой
- • Проверить сведения о грузе, количестве мест, массе и упаковке.
- • Сообщить об опасных и ограниченных товарах.
- • Включить в поручение все необходимые услуги.
- • Определить границы международных и российских участков.
- • Проверить данные и готовность грузополучателя.
- • Зафиксировать требования к СВХ, таможне, страхованию и маркировке.
После доставки
- • Проверить подписание Т3 грузополучателем.
- • Убедиться, что перевозчик сформировал Т4.
- • Получить экспедиторскую и, при необходимости, складскую расписку.
- • Сверить документы с договором и бухгалтерскими документами.
- • Сохранить электронные оригиналы.
Частые вопросы
Нужно ли использовать того же оператора, что и АПЕКСТРАНЗИТ?
Нет. Клиент может выбрать другого аккредитованного оператора, если между системами работает роуминг.
Нужна ли ЭТрН при перевозке собственного товара своим автомобилем?
Нет, если груз перемещается для собственных нужд и договор перевозки не заключается. Если привлекается сторонний перевозчик, ЭТрН по общему правилу требуется.
Нужно ли новое поручение при замене автомобиля?
Не всегда. Если замена происходит в рамках уже заказанной услуги, новое поручение обычно не требуется. В ЭТрН замена автомобиля, прицепа или водителя отражается титулом Т8.
Есть ли отдельный штраф за отсутствие ЭТрН?
Федеральный закон № 281‑ФЗ не устанавливает отдельного состава нарушения, сформулированного именно как «отсутствие ЭТрН».
Законом предусмотрена ответственность за другие нарушения: например, работу экспедитора без включения в реестр и непредоставление клиентом сведений о запрещенном или ограниченном грузе. Актуальные составы приведены в статье 11.14.3 КоАП РФ.
Отсутствие отдельного штрафа не отменяет обязательность электронного формата и связанные с нарушением договорные, учетные и контрольные риски.
Как подготовиться вместе с АПЕКСТРАНЗИТ
До первой отправки рекомендуем согласовать с менеджером АПЕКСТРАНЗИТ:
- • оператора ИС ЭПД;
- • состав услуг в поручении;
- • границы международных и российских участков;
- • роли сторон в ЭТрН;
- • порядок подписания документов;
- • действия при изменении маршрута или грузополучателя.
АПЕКСТРАНЗИТ организует международные грузоперевозки, таможенное оформление и российские участки доставки в составе единой логистической схемы. Если требуется комплексное сопровождение сделки, можно рассмотреть аутсорсинг ВЭД.
Чем раньше настроен электронный обмен, тем ниже риск задержки автомобиля из-за неподготовленной подписи, некорректных реквизитов или отсутствия связи между операторами.
Нормативная база
- • Федеральный закон № 140‑ФЗ — официальный текст и версия в справочной системе.
- • Разъяснения Минтранса по переходу на ЭПД.
- • Разъяснения по экспедиторским документам.
- • Разъяснения по международным перевозкам.
- • Реестр операторов ИС ЭПД.
- • Приказ Минтранса № 262 — официальный текст и версия в справочной системе.
- • Приказ Минтранса № 115 — официальный текст и версия в справочной системе.
- • Реестр транспортно-экспедиционной деятельности.
